ОГБУ "Госархив ЕАО" » Деятельность » Конференции и семинары » Научно-методический совет архивных учреждений Дальневосточного федерального округа 21 - 24 мая 2013 года

Научно-методический совет архивных учреждений Дальневосточного федерального округа 21 - 24 мая 2013 года

Автор: Foxpro от 4-06-2013, 10:26

В последние годы отмечается тесное сотрудничество территориальных органов Пенсионных фондов Российской Федерации и архивных органов. Это связано с постоянными изменениями в пенсионном законодательстве, принятием правовых и нормативных актов, устанавливающих льготы или какие-либо компенсационные выплаты различным категориям населения, а также принятием подобных решений органами местного самоуправления.
В связи с принятием Федерального Закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» жители области стали чаще обращаться в учреждения Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной области для решения вопросов их социального обеспечения, что привело к резкому увеличению запросов о подтверждении стажа работы и размере заработной платы.
За последнее время из учреждений Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной области поступает огромное количество запросов. Работа по исполнению социально - правовых запросов требует взаимодействия государственного архива области с учреждениями Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной области. Работниками ГУ УПФ РФ по г. Биробиджану и Биробиджанскому району ЕАО проводятся проверки по выданным справкам не только государственным архивом области, но и организациями, документы которых уже поступили на хранение в государственный архив области.
Необходимо отметить, что рост числа социально-правовых запросов связан еще и с тем, что растет объем принимаемых государственным архивом области документов по личному составу ликвидируемых организаций.
Число запросов, поступающих в архив, и трудозатраты на их исполнение каждый год растут, что создает проблему их своевременного исполнения. Основные причины этого - недостаточная численность архивных работников, текучесть кадров и возрастание сложности запросов (значительная часть запросов, требует серьезных исследований с использованием большого массива документов и полистного просмотра).
Серьезно осложняют исполнение запросов нарушения установленных требований по ведению кадровой документации. Небрежно заполнены книги приказов, документы не имеют дат, номеров, допущены ошибки в написании имен, отчеств, фамилий, инициалов, дат рождения работников, в личных карточках отсутствуют записи о приеме и увольнении. В бухгалтерских документах, подтверждающих получение начисленных сумм, имеются исправления, карандашные записи. Нет сумм всего начислено, т.е. подтвердить размеры зарплаты при наличии этих документов невозможно.

До недавнего времени обмен информацией с учреждениями Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной области производился путем передачи документов по почте, обмена документами по факсу, передачи информации и устных консультаций по телефону. Начиная с 2011 года между учреждениями Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной области и государственным архивом области ведется электронный документооборот, самый удобный, быстрый и эффективный способ обмена информацией.
Внедрение в практику работы электронного документооборота связано с подписанием в январе 2011 года Росархивом (№ 7/41-А от 14.01.2011) и Пенсионным фондом Российской Федерации (№АД-25-25/286 от 18.01.2011) совместного письма «Об информационном взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации», в соответствии с которым органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации рекомендовано организовать обмен информацией и юридически значимыми документами социально-правового характера, необходимыми для реализации гражданами своих пенсионных прав, в электронной форме и заключить соответствующие соглашения.
На основании этого письма 11 марта 2011 года между Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Еврейской автономной области, архивным управлением правительства Еврейской автономной области и областным государственным бюджетным учреждением «Государственный архив Еврейской автономной области» подписано соглашение об информационном взаимодействии и начинается подготовка к информационному обмену.
С учетом вышеуказанного соглашения государственный архив области был включен в систему обмена юридически значимыми документами социально-правового характера в электронной форме для установления пенсий и других социальных выплат.
В 2011 году приобретается и устанавливается в архиве программный комплекс VipNet. Деловая почта, обеспечивающая конфиденциальность информации, с помощью которой организован прием обращений (запросов) посредством электронной почты и организована работа по внедрению электронного документооборота государственного архива области с учреждениями Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной области.
За июль-декабрь 2011 года посредством электронной почты от учреждений Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной области поступило 747 запросов социально-правового характера. За аналогичный период 2012 года в архив было направлено 1204 запроса.
В результате в государственном архиве области отмечено уменьшение количества запросов, поступивших при личном приеме граждан за июль-декабрь 2011 года принято - 626, за июль-декабрь 2012 года всего 329 заявлений.
Таким образом, количество запросов, поступивших от учреждений Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной по системе информационного взаимодействия, и исполненных архивом, ежегодно увеличивается, что подтверждает важность и актуальность предоставления государственных и муниципальных услуг в режиме удаленного доступа.
Несмотря на внедрение системы электронного документооборота, по-прежнему значительный объем запросов поступает традиционным способом - почтой. В числе проблем, возникающих в работе государственного архива области по электронному обмену информацией и документами с учреждениями Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной области, следует отметить:
- большое количество запросов поступающих из учреждений Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной области связано с перестраховкой работников учреждений Пенсионного фонда РФ Еврейской автономной области, которые требуют подтверждения трудового стажа при наличии правильно оформленных записей в трудовых книжках;
- в запросах указываются неполные или неверные сведения (ФИО гражданина, наименование организации, занимаемая должность) для поиска, что приводит к увеличению дополнительных затрат рабочего времени на установление дополнительных сведений. Это наиболее острая проблема;
- многочисленные запросы о подтверждении сведений о стаже работы и заработной плате работников организаций, документы которых в государственный архив области на хранение не поступали;
- работниками учреждений Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной предъявляются необоснованные требования к содержанию архивных справок и срокам их исполнения (например: подтвердить, что «указанная в архивной справке конкретная должность входит в список льготных профессий», или в справке о зарплате указать, что «человек с теми же инициалами не работал за данный период»);
- от учреждений Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной области поступают запросы о подтверждении трудового стажа и заработной платы за период 20 и более лет. Исполнение таких запросов - очень сложный и трудоемкий процесс, требующий значительного количества времени и затрудняющий выдачу справок в установленные законодательством сроки.
Вместе с тем, все проблемы, вопросы, недопонимание, возникающие порой в практической деятельности сотрудников государственного архива области и учреждений Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной области, решаются оперативно, в рабочем порядке.
В рамках сотрудничества и развития информационного взаимодействия необходимо осуществлять обмен информациями в электронном виде о составе и месте хранения документов по личному составу, перечне ликвидируемых организаций, перечне архивных фондов, содержащих документы по личному составу, с указанием переименований, видов документов, в том числе с учетом новых поступлений.
Государственный архив области приобрел определенный опыт сотрудничества с учреждениями Пенсионного фонда Российской Федерации Еврейской автономной области по обмену электронными документами в системе электронного документооборота и по предоставлению сведений о составе и месте хранения документов по личному составу.

Заведующий сектором справок

Л.Г. Стокоз

 

679000, ЕАО, г.Биробиджан,
пер.Ремонтный, д.9
© 2009-2018 ОГБУ "Госархив ЕАО"
Hosted by ЕАО.ru