ОГБУ "Госархив ЕАО" » Деятельность » Конференции и семинары » Научно-методический совет архивных учреждений Дальневосточного федерального округа (г. Петропавловск-Камчатский, 18 - 20 сентября 2012 г.)

Научно-методический совет архивных учреждений Дальневосточного федерального округа (г. Петропавловск-Камчатский, 18 - 20 сентября 2012 г.)

Автор: Foxpro от 5-07-2009, 14:37

Автоматизированные архивные технологии настойчиво и прочно входят в систему работы архивов. Новые технологии кардинально изменяют всю организацию деятельности архива как хранилища документальных материалов. Их внедрение позволяет обеспечить точный поиск нужного документа, быстрый доступ к информации, гарантированное и длительное ее хранение, обмен информацией, электронными документами.
Внедрение автоматизированных технологий в деятельность государственного архива Еврейской автономной области началось с приобретения компьютеров, которые использовались для ведения организационно-распорядительной документации и исполнения социально-правовых запросов.
На 01.01.2012 в архиве имеется 38 персональных компьютеров и серверов, из них:
- объединено в локально-вычислительную сеть - 36;
- имеют доступ в Интернет - 17 (10 ПК - полный доступ; 7 ПК - только доступ к электронной почте).
На персональных компьютерах и серверах используется лицензионное программное обеспечение.
Все рабочие места специалистов автоматизированы и объедены в локальную сеть.
В реализации первоочередного направления по учету документов главное место занимает ведение общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд», разработанного в 1997 году и рекомендованного Росархивом к внедрению в государственных архивах.
Программа «Архивный фонд» служит для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата (НСА) на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учета, контроля за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматическом режиме.
В соответствии с решением коллегии Федерального архивного агентства от 12 февраля 2009 г. «О внедрении программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия)» в архиве области ведется работа по внедрению программного комплекса "Архивный фонд" (4-я версия).
С 2011 года архив области полностью перешел на новую версию «Архивного фонда». Проводится работа по дальнейшему занесению сведений, изменений и дополнений по поступлениям в фонды архива области.
В государственном архиве Еврейской автономной области на 01.06.2012 в ПК «АФ» введены описания по 1130 фондам, 2240 описям, внесено 804 электронных образов описей дел и 5927 оцифрованных единиц хранения. Общий объем данных составлял 32,36 Гб.
С 2004 года в архиве области используется БД «Фотокаталог», предназначенная для создания информационного массива всех фотодокументов, принятых на постоянное хранение. По БД осуществляется многоаспектный поиск сведений, содержащихся в фотодокументах на уровне единицы хранения и отдельных фотодокументов, входящих в состав единицы хранения. Общее количество записей в базе на 01.06.2012 составляет 2545 (19,24 Гб)
Использование БД «Решения исполкомов» позволяет архивистам оперативно получать необходимую информацию о принятых решениях и распорядительных актах органов исполнительной власти области. Общее количество записей в базе на 01.06.2012 составляет 5709 (10,3 Мб)
Для повышения эффективности и качества справочно-информационного обслуживания в стол справок внедрена БД «Учет обращений граждан и организаций», в которой создается информационный массив карточек регистрации и учета исполнения запросов. Общее количество записей в базе на 01.06.2012 составляет 8103 (2,39 Мб)
В работе с генеалогическими и биографическими запросами используется БД «Метрика», которая представляет информационно-поисковую систему сведений по метрическим книгам. Общее количество записей в базе на 01.06.2012 составляет 42112 (56,6 Мб)
Сотрудниками архива используется БД «Справочно-информационный фонд», содержащая картотеку методических пособий, каталог журнальных и газетных статей, картотеку пользователей справочно-информационного фонда, законы и иные нормативные акты. Общее количество записей в базе на 01.06.2012 составляет 3585 (10,3 Мб)
Специалистами отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, личных фондов и фото-, фоно-,видеодокументов в своей работе используется БД «Учреждения - источники комплектования». Данная программа позволяет в автоматизированном режиме вести учет организаций - источников комплектования государственного архива Еврейской автономной области. Общее количество записей в базе на 01.06.2012 составляет 118 (2,44 Мб).
Для обеспечения сохранности архивных документов с внедрением современных компьютерных технологий в деятельность архива области появились возможности для создания фонда пользования в электронном варианте. Технология оцифрования позволяет осуществлять одноразовый ввод документа в компьютерную систему, сохранять его в цифровой форме и предоставляет возможность многократного просмотра изображения документа на мониторе, а также копирования информации на электронные носители, выполнения печати. Электронные копии создаются в первую очередь для наиболее используемых особо ценных документов.
Для оцифровки документов в архиве области используется:
- программа ABBYY FineReader 10 Professional Edition;
- 3 сканера (EPSON Perfection 3490Photo (A4), EPSON Perfection 1650 (A4), EPSON GT - 20000 (A3))
- технические характеристики: разрешение при сканировании - 300 dpi, форматы хранения - jpg., pdf., цветные.
Для хранения оцифрованных документов используются оптические диски DVD-R и сервер.
С 2004 года государственный архив области получил доступ во всемирную сеть Интернет. Первым этапом работы архива в мировой паутине явилась электронная почта и страничка на официальном интернет портале государственной власти области, на которой располагалась контактная информация и краткая историческая справка об архивной отрасли области.
В 2009 году заработал сайт архива области, благодаря которому появились широчайшие возможности популяризации архивных документов и работ архивистов.
На страницах сайта архива области пользователь может ознакомиться с историей развития архивного дела области, получить информацию об изданиях и публикациях архивистов, о федеральных и областных нормативно-правовых документах, ведомственных актах, регулирующих развитие архивного дела, режимом работы архива и читального зала, перечнем и порядком оказания услуг.
На сайте размещаются новостные сообщения, отражающие все события, происходящие в архивных учреждениях области.
Использование современных информационных технологий в архивном деле позволили разместить на страницах сайта электронные версии выставок. На сайте архива размещены виртуальные выставки «Праздники ХХ века в открытках», «Народное образование Еврейской автономной области: начало пути», «Великая Отечественная война 1941-1945 гг.: Солдаты Победы», «Этих дней не смолкнет слава...», «Биробиджан и биробиджанцы: застывшие мгновения истории (1959 - 1970-е годы)».
На страницах сайта пользователи могут ознакомится с полными текстами работ архивистов области.
Для более полного представления о фондах архива на сайте предоставлен доступ к электронным вариантам описей дел.
Интернет является оперативным способом взаимодействия с гражданами в части исполнения запросов различных видов. Современные информационные технологии помогают сократить сроки исполнения обращений граждан. В разделе "Обратная связь" пользователь всегда может задать вопрос и получить исчерпывающий ответ о работе архива, об его фондах. Также в этом разделе можно подать запрос, для чего пользователям предложены формы анкет-заявлений.
Об эффективности сайта можно судить по его посещаемости. С июля 2009 года сайт посетили 15488 уникальных пользователей, зарегистрировано 46506 просмотров.
В настоящее время приоритетным направлением в части создания в Российской Федерации электронного правительства является оказание услуг в электронной форме и формирование за счет этого оптимальных условий для создания информационного общества.
В целях организации информационного обмена между Отделением пенсионного фонда Российской Федерации по Еврейской автономной области, областным государственным казенным учреждением «Государственный архив Еврейской автономной области» и территориальными органами ПФР юридически значимыми документами в электронном виде в рамках Системы электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи в целях установления выплаты пенсий и других социальных выплат 11 марта 2011 года было подписано Соглашение № 12 «Об информационном взаимодействии».
За 2011 и 6 месяцев 2012 года по телекоммуникационным каналам связи архивом получено 1672 письма, отправлено - 2822 письма.
Активное использование документов архивного фонда области, повышение роли архивов в решении вопросов защиты законных прав граждан, в том числе по исполнению социально-правовых запросов, требуют повышения эффективности работы архивов, что в определенной мере достигается за счет внедрения новых информационных технологий в архивную деятельность.

 

заместитель директора - начальник отдела
информационно-поисковых систем
и автоматизированных архивных технологий
 М. А. Пескина

 

 

679000, ЕАО, г.Биробиджан,
пер.Ремонтный, д.9
© 2009-2018 ОГБУ "Госархив ЕАО"
Hosted by ЕАО.ru