ОГКУ "Госархив ЕАО" » Материалы за Январь 2014 года

Перечень услуг

Автор: Archive от 28-01-2014, 10:02

ПЕРЕЧЕНЬ УСЛУГ

 предоставляемых областным государственным казённым учреждением

«Государственный архив Еврейской автономной области»

 

  • Упорядочение документов учреждений, организаций, предприятий различных форм собственности для последующего архивного хранения (научно-техническая обработка документов).
  • Разработка нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и организации работы ведомственного архива.
  • Хранение архивных документов учреждений, организаций, предприятий различных форм собственности.
  • Исполнение запросов
  • Предоставление архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива.
  • Организация и проведение экскурсий, выставок и лекций (уроков).
  • Копировальные работы.
  • Ламинирование документа.

 

          Прейскурант цен на предоставление услуг, оказываемых ОГКУ "Госархив ЕАО":  

prikaz-2-13.01.2016.pdf [233,34 Kb] (cкачиваний: 212)

prikaz-33-19.09.2008.pdf [238,56 Kb] (cкачиваний: 167)

prikaz-24-24.04.2017.pdf [174,75 Kb] (cкачиваний: 16)

Государственное задание на 2014 год

Автор: Foxpro от 28-01-2014, 04:50

Государственное задание областному государственному казенному учреждению «Государственный архив Еврейской автономной области» на 2014 год     gosudarstvennoe-zadanie-na-2014-god.pdf [2,16 Mb] (cкачиваний: 340)

План на 2014 год

Автор: Foxpro от 20-01-2014, 09:12

Основные направления развития архивного дела в областном государственном казенном учреждении "Государственный архив Еврейской автономной области" на 2014 год      Скачать: plan-na-2014-god.doc [313,5 Kb] (cкачиваний: 261)

Отчет

Автор: Foxpro от 20-01-2014, 09:07

Отчет о выполнении государственного задания на 2013 год.     Скачать: otchet-o-vypolnenii-gosudarstvennogo-zadaniya-na.doc [85 Kb] (cкачиваний: 257)

Правила работы

Автор: Archive от 13-01-2014, 04:36

alt

Читальный зал областного государственного казённого учреждения "Государственный архив Еврейской автономной области" занимает важное место в структуре архива и во взаимодействии с другими подразделениями обеспечивает доступ к архивным документам для научных и практических целей, для удовлетворения законных прав и интересов граждан.

Читальный зал областного государственного казенного учреждения "Государственный архив Еврейской автономной области" находится в здании по адресу: пер. Ремонтный, 9 и открыт для пользователей ежедневно с 9.30 до 17.00, кроме субботы и воскресенья.

 

 

 

ПРАВИЛА

работы пользователей в читальном зале областного государственного казённого учреждения

 «Государственный архив Еврейской автономной области»


1. Общие положения

 

1.1. Настоящие правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г. № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах».
1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Еврейской автономной области» (далее - архив).
1.3. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архива и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.4. Плата за посещение читального зала, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.
1.5. Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.6. Распорядок работы читального зала устанавливается директором архива.


2. Порядок допуска пользователей в читальный зал

 

2.1. Пользователи допускаются к работе с документами в читальном зале на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.
В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки исследования, цель использования документов.
Все пользователи знакомятся с настоящими правилами, заполняют анкеты установленного образца (Приложение 1.   Скачать: anketa-polzovatelya-rabotayushhego-v-chitalnom.doc [32,5 Kb] (cкачиваний: 213)) и предъявляют паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.
2.2. Разрешение на работу в читальном зале дается директором архива, а в случае отсутствия - заместителем директора на срок, определяемый объемом работ по теме исследования, но не превышающий одного года с момента оформления. По истечении данного срока или изменении темы исследования пользователи предоставляют новые личные заявления или письма. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.
2.3. Для работы в читальном зале пользователям выдаются пропуска. Оформление пропусков в читальный зал осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

 

3. Организация работы пользователей в читальном зале архива

 

3.1. Документы предоставляются пользователям в читальный зал на основании письменного заказа (требования) (Приложение 2.   Скачать: zakaz-na-vydachu-dokumentov.doc [103 Kb] (cкачиваний: 241)).
Дела и другие архивные материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа (требования) за каждую единицу предоставленного материала.
3.2. Сроки выдачи архивных материалов не должны превышать 2-х рабочих дней со дня оформления письменного заказа.
3.3. Максимальное количество дел, которое может быть заказано на один день:
- стандартных - до 20 дел объемом не более 1500 листов и не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения
- крупноформатных - не более 5 дел
- особо ценных - до 5 дел
- газет - до 3 сшивов
- электронных документов - до 10 ед. хранения.
Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
Для иногородних пользователей количество выдаваемых дел может быть увеличено по разрешению директора архива.
3.4. Описи и архивные справочники выдаются пользователям в день заказа на срок до трех рабочих дней. Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов - на срок не более двух недель.
Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, других материалов согласовывается с сотрудником читального зала (кроме особо ценных дел), продление сроков использования особо ценных документов согласовывается с руководством архива, при необходимости оформляется новый заказ.
По желанию пользователя полученные документы бронируются на 5 дней. В случае непосещения читального зала в течение 5 дней документы возвращаются в хранилище. Повторный заказ этих дел возможен только через месяц после даты сдачи дел в хранилище.
3.5. Отказ или отсрочка в предоставлении пользователям документов и научно-справочного аппарата возможен в случаях: плохого физического состояния документов (ветхости документов, наличия легко разрушающейся печати, несброшюрованности дел); ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение; необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.); экспонирования заказанных материалов на выставке, выдачи их другому пользователю.
Дела (документы), не прошедшие научного описания, технического оформления, а также документы, с которых не снят ограничительный гриф, пользователям не предоставляются.
При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал, как правило, не выдаются. Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководства архива с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов, неисправность технического оборудования для работы с микрокопиями, иные обстоятельства).
Документы органов власти и управления, переданные в архив ранее истечения срока ведомственного хранения, выдаются в читальный зал с разрешения фондообразователя.
Числящиеся за пользователями архивные документы другим заказчикам не выдаются.
3.6. При сдаче пользователями изучаемых дел сотрудник читального зала принимает их под расписку и в присутствии пользователя проверяет наличие всех особенностей оформления и состояния документов, оговоренных в заверительных надписях.

 

4. Права, обязанности и ответственность пользователей

 

4.1. Пользователи, работающие в читальном зале, имеют право:
4.1.1. Получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий.
4.1.2. Получать в соответствии с темой исследования консультации специалистов архива по составу и содержанию дел, документов, и справочно-поисковых средств к ним.
4.1.3. Осуществлять непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий заказ дел, справочно-поисковых средств к ним по теме исследования для работы в читальном зале.
4.1.4. Получать информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.
4.1.5. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.
4.1.6. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архива использовать собственные технические средства (микрокалькулятор, персональный компьютер и т.д.) без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива. Пользование диктофонной техникой разрешается при наличии в читальном зале необходимых условий.
4.1.7. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива и/ или оставлять отзывы и предложения в ящике для письменных обращений граждан.
4.1.8. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.
4.1.9. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.1.10. Пользователи могут предоставить архивам библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.
4.2. При посещении читального зала пользователи обязаны:
4.2.1. Соблюдать Правила работы пользователей в читальном зале архива.
4.2.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.
4.2.3. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду. Не вносить в читальный зал портфели, сумки, свертки (размером более 200 х 300 мм), пластиковые пакеты, зонты.
Фотоаппараты и кинокамеры вносятся по разрешению руководства архива.
4.2.4. При получении заказанных материалов пользователи обязаны проверить их целостность, наличие всех листов, указанных в заверительной надписи и расписаться в бланке заказа (требовании). Подпись удостоверяет, что дела пользователями проверены, и они принимают на себя ответственность за их полную сохранность на время пользования.
При обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, отсутствия листов, неправильной нумерации в деле пользователи должны сообщить сотруднику читального зала.
4.2.5. Пользоваться архивными документами только в читальном зале. Категорически запрещается выносить из читального зала документы и передавать их другим лицам, а также оставлять документы без присмотра.
4.2.6. Заполнять лист использования документов (Приложение 3.   Скачать: list-ispolzovaniya-dokumentov.doc [57 Kb] (cкачиваний: 234)) в каждом просмотренном деле.
4.2.7. Бережно обращаться с документами, не делать в них пометок, исправлений, подчеркиваний, не загибать углы листов, не писать на листах бумаги, положенных поверх архивных документов, не калькировать картографические материалы, научно-техническую документацию, не вкладывать в дела посторонние предметы и т.п.
4.2.8. Не использовать при непосредственной работе с архивными документами клей, скотч, маркеры, штрих для пишущей машинки, копировальную бумагу, чернильную авторучку, ножницы, другие режущие предметы.
4.2.9. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.
4.2.10. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации - место хранения дел, документов, их поисковые данные.
4.2.11. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей. В читальном зале запрещается пользоваться сотовым телефоном.
4.2.12. Проявлять корректность по отношению к другим пользователям, сотрудникам архива.
4.2.13. Подчиняться требованиям сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта и т.п.).
4.3. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.3.1. Пользователи несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за неправомерное использование архивной информации, имеющей ограничения или содержащей сведения конфиденциального характера.
4.3.2. Архив не несет ответственности за использование пользователями информации, полученной ими в ходе самостоятельной работы с документами.

 

5. Организация работы пользователей с документами ограниченного доступа


5.1. К документам ограниченного доступа относятся документы, содержащие информацию, отнесенную действующим законодательством к конфиденциальной (информацию служебного и персонального характера).
5.2. Архив обеспечивает в установленном порядке доступ пользователей к документам, содержащим информацию ограниченного доступа, с учетом ограничений, установленных законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Архив предупреждает пользователей об ответственности за сохранение конфиденциальных сведений, содержащихся в документах, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.3. Ограничения на доступ к документам, содержащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, устанавливаются при наборе персональных данных, в совокупности позволяющих идентифицировать личность, если не истек срок 75 лет с момента создания таких документов.
5.4. Ограничения на доступ к сведениям о частной жизни граждан ранее 75-летнего срока снимаются в случаях:
- наличия письменного нотариально заверенного распоряжения субъекта персональных данных или его наследника третьему лицу на ознакомление с ними;
- установления субъектом персональных данных режима общедоступной информации о его частной жизни в письменной форме.
5.5. Использование архивных документов, находящихся в собственности общественных, религиозных и иных негосударственных объединений и организаций, осуществляется на основании заключенного договора о взаимоотношениях и сотрудничестве между архивом и собственником документов.
5.6. Документы, содержащие коммерческую тайну, хранящиеся в фондах организаций, независимо от их организационно-правовой формы предоставляются для пользования сотрудникам правоохранительных органов, органов арбитража, судов, прокуратуры, налоговых служб по делам, находящимся в их производстве, при предъявлении отношения направившей их организации с указанием цели использования документов и должностного лица, допущенного к работе, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Документы, содержащие коммерческую тайну, могут быть выданы также иным пользователям на основании письменного нотариально заверенного разрешения фондообразователя или его правопреемника.


6. Организация копирования и выдача копий архивных документов по заказам пользователей


6.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии документов.
6.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке (Приложение 4.   Скачать: zakaz-na-kopirovanie-skanirovanie-dokumentov.doc [93,5 Kb] (cкачиваний: 269)) и передаются сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
6.3. Копирование документов, относящихся к частной собственности, производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.
При отсутствии ограничений, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
6.4. Копирование производится с разрешения руководства архива. Объем одного заказа в каждом конкретном случае определяется исходя из технических возможностей копировальной техники, физического состояния документов и других объективных причин.
6.5. Копирование фондов, архивных коллекций в полном объеме допускается в исключительных случаях с разрешения руководства архива. Вопрос о копировании особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.
6.6. Копирование описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других справочников по заказам пользователей не производится.
6.7. Исполнение заказов на копирование документов осуществляется в течение 15 дней, срочных - не более 5-ти дней после оформления заказа на копирование документов. Стоимость копий архивных документов взимается в соответствии с «Перечнем платных работ и прейскурантом цен на предоставление услуг, оказываемых областным государственным учреждением «Государственный архив Еврейской автономной области», утвержденным приказом директора архива № 33 от 19 сентября 2008 года.
Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому

состоянию, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии. Сшивы газет копированию не подлежат.
6.8. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей.
Копирование техническими средствами пользователей, в том числе фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архива, в помещении архива и под контролем сотрудника читального зала.
Для этого необходимо предоставить письмо на имя директора архива с просьбой разрешить пересъемку с указанием аппаратуры, которая будет пронесена в помещение архива. Дата пересъемки оговаривается заранее.
Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архив не несет.
6.9. По согласованию с руководством архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы (карты, планы, чертежи) или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении архива под контролем сотрудника читального зала с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.
6.10. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам с обязательной отметкой в журнале учета заказов на копирование документов.
Копии документов, заказанные иностранными пользователями, выдаются им лично или передаются через сотрудничающие с ними отечественные организации или зарубежные учреждения.
Негативы фотокопий пользователям не выдаются.
6.11. При изготовлении копий на бумажном носителе их аутентичность с подлинными документами удостоверяется архивом. Копии документов заверяются печатью с изображением государственного герба Российской Федерации и подписью руководства архива.

 

 

679000, ЕАО, г.Биробиджан,
пер.Ремонтный, д.9
© 2009-2015 ОГКУ "Госархив ЕАО"
Hosted by ЕАО.ru